Privacy en AVG

Vergunnex verwerkt gegevens om vergunningvragen te onderzoeken, bronnen te tonen en conceptantwoorden te maken. Je data wordt niet gebruikt om modellen te trainen.

Neem contact op

Geldig vanaf mei 2026

Privacyverklaring

Deze verklaring legt uit hoe Vergunnex omgaat met persoonsgegevens.

Itechnetwork B.V., tevens handelend onder de namen Spartner.nl en Vergunnex, gevestigd aan de Markt 2, 6231 LS Meerssen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66914752, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Vergunnex verwerkt gegevens om vergunningvragen te onderzoeken, bronnen te tonen en conceptantwoorden te maken. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.

Wanneer Vergunnex namens een gemeente of organisatie persoonsgegevens verwerkt, treedt Vergunnex op als verwerker. Hoe dat zit, lees je in artikel 12.

Artikel 1. Verwerkingsverantwoordelijke

1.1De verwerkingsverantwoordelijke voor Vergunnex is Itechnetwork B.V., Markt 2, 6231 LS Meerssen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66914752.
1.2Vragen over privacy of over deze verklaring kun je stellen via info@vergunnex.nl.

Artikel 2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

2.1
Afhankelijk van hoe je Vergunnex gebruikt, verwerken wij de volgende gegevens:
- Accountgegevens: naam, e-mailadres en, bij zakelijk gebruik, organisatie en functie;
- Inloggegevens: gegevens die nodig zijn om in te loggen, ook bij single sign-on via Google of Microsoft;
- Gebruiksgegevens: vragen, adressen, documenten en e-mails die je invoert of koppelt;
- Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie en logbestanden;
- Contactgegevens: gegevens die je verstrekt bij een demo-aanvraag of een supportvraag.
2.2Je hoeft geen bijzondere persoonsgegevens in te voeren. Doe dit alleen als dat voor je vraag noodzakelijk is.

Artikel 3. Doeleinden en grondslagen

3.1
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het leveren en uitvoeren van Vergunnex Check, Desk en Build;
- het onderzoeken van vergunningvragen en het tonen van bronnen;
- het beheren van accounts, support en facturatie;
- het verbeteren en beveiligen van de dienst;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
3.2
Wij baseren deze verwerkingen op de volgende grondslagen uit de AVG:
- de uitvoering van een overeenkomst met jou of je organisatie;
- ons gerechtvaardigd belang bij een goede, veilige en doorontwikkelde dienst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- jouw toestemming, daar waar die wordt gevraagd.

Artikel 4. Verwerking door AI

4.1Vergunnex gebruikt AI-modellen om vragen te onderzoeken en conceptantwoorden op te stellen. Daarvoor wordt de inhoud van je vraag verwerkt door de Aanbieder en door zorgvuldig geselecteerde AI-leveranciers.
4.2Je documenten, e-mails en vragen worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.
4.3AI-leveranciers verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van de Aanbieder en op basis van een verwerkersovereenkomst.

Artikel 5. Bewaartermijnen

5.1Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
5.2Accountgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van het account. Na beëindiging worden gegevens na een redelijke uitlooptermijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
5.3Voor administratieve en fiscale gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Artikel 6. Delen met derden en sub-verwerkers

6.1Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met derden als dat nodig is voor het leveren van de dienst of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
6.2
Voor het leveren van Vergunnex schakelen wij sub-verwerkers in, waaronder leveranciers van:
- AI- en taalmodellen;
- hosting en infrastructuur;
- zoek- en vectorindexering;
- e-mail-, agenda- en authenticatiediensten, waaronder Google en Microsoft.
6.3Met al deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Een actueel overzicht van sub-verwerkers is op aanvraag beschikbaar via info@vergunnex.nl.

Artikel 7. Doorgifte buiten de EER

7.1Waar mogelijk worden persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
7.2Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 8. Beveiliging

8.1Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en tegen ongeoorloofde toegang.
8.2Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen voor wie dat noodzakelijk is.
8.3Bij een datalek met een risico voor betrokkenen handelen wij conform de meldplicht datalekken.

Artikel 9. Scheiding per klant

9.1Vergunnex is multi-tenant opgezet. Iedere gemeente, organisatie of klant krijgt een eigen, gescheiden omgeving.
9.2Kennisbanken, documenten en e-mails van de ene klant zijn niet toegankelijk voor een andere klant.

Artikel 10. Cookies en meetgegevens

10.1Vergunnex gebruikt functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website en de dienst te laten werken.
10.2Voor analyse van het gebruik zetten wij Google Analytics 4 in, met pseudonieme gegevens en in de Consent Mode-stand. Voor niet-noodzakelijke cookies (analyse en marketing) vragen wij vooraf om je toestemming via de cookiebanner; je keuze kun je op elk moment wijzigen of intrekken.

Artikel 11. Jouw rechten

11.1
Op grond van de AVG heb je het recht om:
- je persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking;
- je gegevens te laten overdragen;
- een eerder gegeven toestemming in te trekken.
11.2Je kunt een verzoek indienen via info@vergunnex.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn en kunnen je vragen je identiteit vast te stellen.
11.3Verwerkt Vergunnex jouw gegevens namens je gemeente of organisatie, dan dien je je verzoek bij die organisatie in. Wij verwijzen je in dat geval door.

Artikel 12. Vergunnex als verwerker

12.1Wanneer Vergunnex voor een gemeente of organisatie persoonsgegevens verwerkt die via Desk of Build worden ingevoerd of gekoppeld, treedt de Aanbieder op als verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke.
12.2In dat geval sluiten partijen een verwerkersovereenkomst waarin afspraken over de verwerking, sub-verwerkers, beveiliging en datalekken zijn vastgelegd.

Artikel 13. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

13.1Heb je een klacht over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan horen wij dat graag via info@vergunnex.nl.
13.2Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 14. Wijzigingen van deze verklaring

14.1Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op de website van Vergunnex.
14.2Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers daar waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

Artikel 15. Contact

15.1Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen met Itechnetwork B.V. via info@vergunnex.nl of per post aan Markt 2, 6231 LS Meerssen.

FAQ

Veelgestelde vragen

Worden onze documenten gedeeld met andere klanten?

Nee. Vergunnex is multi-tenant; kennisbanken, documenten en e-mails zijn per klant gescheiden.

Worden onze gegevens gebruikt om AI te trainen?

Nee. Documenten, e-mails en vragen worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen.

Hoe vraag ik inzage in mijn gegevens?

Stuur een verzoek naar info@vergunnex.nl. Verwerken wij je gegevens namens je gemeente of organisatie, dan dien je het verzoek daar in.